Power BI dashboard maken vanuit Excel

Power BI dashboard maken vanuit Excel:
Zo haalt u meer uit uw data

Veel organisaties binnen het MKB werken dagelijks met Excel. Het is een krachtig hulpmiddel om gegevens vast te leggen, berekeningen te maken en rapportages op te stellen. Toch loopt u vroeg of laat tegen de grenzen van Excel aan: bestanden worden groot en onoverzichtelijk, updates kosten veel tijd en rapportages blijven statisch.

De overstap van Excel naar Power BI biedt hier uitkomst. Met Power BI maakt u interactieve dashboards die u real-time inzicht geven in de prestaties van uw organisatie. In dit artikel leest u stap voor stap hoe u een Power BI dashboard kan maken vanuit Excel, welke voordelen dit biedt en hoe uw organisatie hiermee efficiënter en slimmer kan werken.

Waarom kiezen voor Power BI in plaats van Excel?

De kracht van Power BI zit in het omzetten van ruwe data naar waardevolle inzichten. Vooral voor MKB-organisaties kan dit het verschil maken tussen reactief en proactief werken.

Belangrijkste voordelen van Power BI ten opzichte van Excel:

• Automatisch updaten: geen handmatig knippen en plakken meer, uw rapportages verversen automatisch.
• Interactiviteit: in plaats van statische tabellen kunt u doorklikken, filteren en inzoomen op details.
• Schaalbaarheid: waar Excel trager wordt bij grote datasets, verwerkt Power BI moeiteloos miljoenen rijen.
• Visuele dashboards: overzichtelijke grafieken, KPI-kaarten en interactieve rapporten maken data begrijpelijk.
• Eenvoudig delen: collega’s en management werken altijd met dezelfde actuele gegevens.

Door uw rapportages te verplaatsen van Excel naar Power BI bespaart u tijd, vermindert u fouten en krijgt u sneller grip op uw bedrijfsprocessen.

Stap 1: Excel-data voorbereiden

Een succesvol Power BI dashboard maken begint met een goed gestructureerd Excel-bestand:

• Zet uw data in tabellen (via Invoegen > Tabel).
• Gebruik duidelijke kolomnamen.
• Vermijd lege cellen of dubbele waarden.
• Houd per werkblad één tabel aan voor overzicht.

Goed voorbereide data zorgt voor een soepelere overgang naar Power BI en voorkomt later problemen.

Stap 2: Data importeren in Power BI

Open Power BI Desktop en kies voor Gegevens ophalen > Excel. Selecteer uw bestand en laad de gewenste tabellen in. Met de Power Query-editor kunt u uw data meteen bewerken en opschonen, bijvoorbeeld door:

• Kolommen te splitsen of samen te voegen.
• Data te corrigeren (zoals datums of getallen).
• Nieuwe berekeningen toe te voegen, zoals marges of groeipercentages.

Hiermee legt u de basis voor een betrouwbaar datamodel.

Stap 3: Datamodel en relaties bouwen

Veel organisaties werken met meerdere tabellen in Excel, bijvoorbeeld verkoopcijfers, productinformatie en klantgegevens. In Power BI legt u relaties tussen deze tabellen, waardoor er een samenhangend datamodel ontstaat.

Dit voorkomt fouten en maakt analyses betrouwbaarder. Waar u in Excel afhankelijk bent van ingewikkelde formules, maakt Power BI dit proces overzichtelijk en schaalbaar.

Stap 4: Dashboard en visualisaties maken

Nu komt het visuele gedeelte: het bouwen van uw dashboard. Een goed Power BI dashboard maken draait om de juiste visualisaties. Voorbeelden:

• Financieel inzicht: omzetontwikkeling per maand, marge per productcategorie.
• Operationeel inzicht: voorraadniveaus en doorlooptijden van processen.
• Commercieel inzicht: topklanten, verkoop per regio of per accountmanager.

Met filters en slicers maakt u uw dashboard interactief, zodat gebruikers eenvoudig kunnen inzoomen op wat voor hen relevant is.

Stap 5: Publiceren en delen

Als uw dashboard klaar is, kunt u dit publiceren naar de Power BI Service. Dit maakt het eenvoudig om dashboards te delen binnen uw organisatie. Iedereen werkt met dezelfde actuele cijfers, zonder dat er losse Excel-bestanden rondgestuurd hoeven te worden.

Een belangrijke toevoeging is de automatische vernieuwing: Power BI haalt bijvoorbeeld dagelijks of elk uur nieuwe data op. Zo beschikt u altijd over actuele rapportages.

Voorbeeld uit de praktijk

Stel: een MKB-bedrijf houdt zijn verkoopgegevens bij in Excel en maakt maandelijks rapportages. Dit kost uren handmatig werk en leidt vaak tot fouten.

Met Power BI wordt dezelfde data automatisch ingeladen en weergegeven in een visueel dashboard. Het management ziet in één oogopslag de actuele omzet per regio, de top 10 producten en de klanten met de hoogste groei. Het handmatig opstellen van rapporten verdwijnt, waardoor er meer tijd overblijft voor analyse en besluitvorming.

Tips om meer waarde te halen uit uw Power BI dashboard

1. Begin klein: start met één proces of rapportage en breid stap voor stap uit.
2. Focus op KPI’s: stel vooraf vast welke indicatoren belangrijk zijn voor uw organisatie.
3. Maak het visueel: gebruik grafieken en KPI-kaarten in plaats van lange tabellen.
4. Houd het overzichtelijk: beperk het aantal visualisaties per pagina.
5. Zorg voor draagvlak: betrek medewerkers die met het dashboard gaan werken.

Conclusie

De overstap van Excel naar Power BI biedt enorme voordelen voor MKB-organisaties die meer uit hun data willen halen. Waar Excel vaak begrenzingen kent, maakt Power BI rapportages interactief, schaalbaar en toekomstbestendig.

Wilt u ontdekken hoe u met Power BI een krachtig dashboard kunt maken dat écht bijdraagt aan betere beslissingen? Bij OptiPeak begeleiden wij u stap voor stap – van de eerste inrichting tot training en implementatie. Zo zorgen wij ervoor dat uw data niet alleen overzichtelijk wordt, maar ook duurzaam waarde toevoegt aan uw organisatie.

👉 Bent u benieuwd hoe Power BI uw Excel-rapportages kan transformeren in interactieve dashboards? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende intake.